Een belangrijke gedragsregel voor zorgprofessionals is het voorkomen van belangenverstrengeling die de patiënt of het vertrouwen in de gezondheidszorg kan schaden. Zo staat dit ook beschreven in de KNMG-Gedragscode voor artsen. Het Transparantieregister Zorg (TRZ) wil door middel van transparantie belangenverstrengeling voorkomen.

Transparant zijn over je belangen, zoals financiële afspraken met leveranciers en/of het ontvangen van vergoedingen, draagt bij aan dit vertrouwen. Denk aan vergoedingen voor consultancy diensten, een lidmaatschap van een adviesraad of vergoedingen voor deelname aan een wetenschappelijk congres. Dit soort afspraken moeten worden vastgelegd in de overeenkomst met de leverancier, waarin ook staat opgenomen dat de betaalde vergoedingen openbaar zullen worden gemaakt in het TRZ.
 
500 euro of meer
Heb je een financiële vergoeding ontvangen van 500 euro of meer in het afgelopen jaar, dan moet je deze melden. Heb je van een bepaalde leverancier kleinere bedragen ontvangen die samen boven 500 euro vergoeding uitkomen, dan moet je al deze kleinere vergoedingen melden.
 
Ieder jaar melden is verplicht
Elk jaar moeten vóór 1 juli de financiële vergoedingen van het voorgaande jaar worden gemeld aan TRZ. Deze melding wordt over het algemeen gedaan door de leverancier die de vergoeding heeft betaald. Maar een juiste registratie van financiële vergoedingen is ook een verantwoordelijkheid van jou als zorgprofessional, die diensten heeft verricht en/of vergoedingen heeft ontvangen.

Hieronder lees je welke stappen je als zorgprofessional moet zetten:
 
Stap 1. Bepaal of je financiële vergoedingen hebt ontvangen die moeten worden gemeld.

Bekijk het overzicht van de financiële vergoedingen die moeten worden gemeld onderaan deze pagina (zie vraag 1). Indien je geen van deze vergoedingen hebt ontvangen, hoef je ook niets te melden. Onderstaande is dan niet op jou van toepassing.

Let op: indien de vergoeding aan je werkgever is betaald, maar jij als zorgprofessional de diensten hebt uitgevoerd, dienen de vergoedingen toch op naam van jou als zorgprofessional te worden geregistreerd. Het TRZ wil inzicht geven in de samenwerkingen tussen zorgprofessionals en bedrijven, ook al is de vergoeding niet aan de zorgprofessional zelf betaald.
 
Stap 2. Bepaal wie verantwoordelijk is voor het doen van de melding.

Indien jij zelf of jouw werkgever geld heeft ontvangen van een leverancier van geneesmiddelen of medische hulpmiddelen - bijvoorbeeld voor een door jou geleverde dienst - dan ben jij of de leverancier verantwoordelijk voor het melden van deze financiële vergoeding in het Transparantieregister Zorg.
 
Check de overeenkomst
Om te weten wie de verantwoordelijkheid heeft om te melden, check je de overeenkomst die is aangegaan met de leverancier. Deze overeenkomst moet een bepaling bevatten waarin staat wie verantwoordelijk is voor het melden van de financiële afspraak. Als deze bepaling niet in de overeenkomst voorkomt, dan ben jij als zorgprofessional verantwoordelijk om achter de melding aan te gaan.
 
Optie 2a: De leverancier is verantwoordelijk voor het melden.​​
- In de meeste gevallen is de leverancier verantwoordelijk voor het melden van de financiële     vergoedingen die zij aan zorgprofessionals heeft betaald.
- De leverancier dient de melding bij het TRZ te doen voor 1 juni 2023. Over het algemeen       zal de leverancier jou op de hoogte stellen dat deze melding is gedaan. Als dit niet is             gebeurd, dien je contact te zoeken met de leverancier.
- Ga vervolgens verder bij stap 3: het controleren van de melding.
 
Optie 2b: Jij bent verantwoordelijk voor het melden.
- Er staat in het contract vermeld dat de zorgprofessional de melding moet doen.
- Als er niets in het contract staat, zoek dan contact met de leverancier en spreek af wie de       melding gaat doen.
 

Stap 3: Melden of een melding controleren

Optie 3a: De leverancier meldt en jij controleert.
Als de leverancier de melding moet doen, moet je wel controleren of de melding is gedaan en deze klopt. In de eerste week van juni krijgen alle zorgprofessionals die door leveranciers bij een melding in het TRZ zijn genoemd een e-mail met het verzoek vóór 1 juli te controleren of deze melding klopt. Het betreft de melding van financiële vergoedingen die in het afgelopen jaar (van januari 2022 t/m december 2022) zijn betaald en op jouw naam zijn gemeld. De gegevens kunnen worden geraadpleegd via MijnRGS/Mijn Transparantieregister.
 
Bekijk deze handleiding voor het controleren van op jouw naam gemelde financiële vergoeding met leveranciers van geneesmiddelen en/of medische hulpmiddelen. 
 
Controleer:
- Zijn alle vergoedingen van de leverancier(s) van geneesmiddelen of medische                         hulpmiddelen gemeld én kloppen alle gegevens? Keur dan de melding(en) goed in de
   portal MijnRGS/Mijn Transparantieregister.
- Kloppen bepaalde gegevens wat jou betreft niet? Dan kun je bezwaar maken door de             betreffende melding af te keuren. De betrokken leverancier krijgt daarvan bericht, zodat         deze de gegevens kan aanpassen. Meestal gebeurt dit in overleg tussen jou en de                   leverancier. Uiteindelijk is de schriftelijke overeenkomst in combinatie met het                       betalingsbewijs leidend om vast te stellen of een melding juist is of niet.
- Zie je een financiële vergoeding níet staan in MijnRGS / MijnTransparantieregister, terwijl       die wél gemeld had moeten worden? Doe de melding dan alsnog.
- Heb je geen e-mail ontvangen, maar heb je wel vergoedingen ontvangen die in het TRZ         dienen te worden opgenomen. Doe de melding dan zelf.

Optie 3b: Jij moet de melding doen
Ga naar de portal van MijnRGS/MijnTransparantieregister. 
Bekijk de handleiding (zie de link onder optie 3a) voor het doen van een melding. 
Direct melden via de portal van MijnRGS
 
De leverancier krijgt via het systeem een notificatie van de melding die door jou is gedaan. Mogelijk neemt de leverancier daarover contact met je op.
 
 
Drie vragen en antwoorden over de jaarlijkse melding van financiële afspraken
 
Vraag 1. Welke financiële afspraken maakt het Transparantieregister openbaar?
 Het Transparantieregister biedt inzicht in financiële relaties die in contracten zijn vastgelegd, zoals:

• Dienstverlening - Een zorgverlener kan bijvoorbeeld een lezing of presentatie geven, of een medisch-wetenschappelijk stuk schrijven waarvoor hij of zij een vergoeding ontvangt van een bedrijf. In het register wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende typen dienstverlening en worden ook de onkosten apart inzichtelijk gemaakt.
• Sponsoring - Een bedrijf kan ook een project van een zorginstelling of een patiëntenorganisatie met geld ondersteunen, in ruil voor bijvoorbeeld naamsvermelding. Een bedrijf kan bijvoorbeeld bijdragen aan een wetenschappelijk congres, georganiseerd door een wetenschappelijke vereniging. Deze relaties worden aangeduid als respecteivelijk 'sponsoring project' en 'sponsoring samenkomst'. Voor individuele zorgverleners mogen bedrijven alleen de drukkosten voor proefschriften sponsoren. Deze relatie wordt dan als 'sponsoring project' op naam van de individuele zorgverlener vermeld.
• Individuele gastvrijheid - Voor de deelname aan bijeenkomsten kunnen zorgverleners van een bedrijf een vergoeding van de reis-, verblijf- en inschrijvingskosten krijgen. De transparantieregels van de Code Geneesmiddelenreclame (CGR) schrijven voor dat bedrijven deze vormen van individuele gastvrijheid moeten melden aan het register. Bedrijven die vallen onder de Code Aanprijzing Veterinaire Producten of de Gedragscode Medische Hulpmiddelen hoeven deze financiële relaties niet te melden.

 
 
Vraag 2. Wat is de uiterste datum voor het melden van betaalde vergoedingen aan het Transparantieregister Zorg?
Leverancier dienen jaarlijks vóór 1 juni de betaalde vergoedingen in het voorafgaande kalenderjaar te melden. De deadline om betaalde vergoedingen in 2022 te melden is 1 juni 2023. Na 1 juni hebben zorgprofessionals een maand de tijd om alle gegevens te controleren. Begin juni ontvangen de zorgprofessionals een controlemail. Halverwege juli worden de financiële relaties officieel gepubliceerd, opdat deze kunnen worden geraadpleegd door patiënten, politiek en geëvalueerd door het Instituut Verantwoord Medicijngebruik (IVM).
 
Vraag 3. Hoe lang blijven betaalde vergoedingen in het TRZ openbaar?
Drie jaar. In 2023 worden de vergoedingen betaald in 2022 gepubliceerd. Deze vergoedingen blijven drie jaar openbaar, waarna ze worden verwijderd uit het register. Dat betekent dat na de aankomende publicatie, de gemelde vergoedingen uit 2020, 2021, en 2022 zichtbaar zijn in het Transparantieregister Zorg.